Regulamin usługi PingsYou

§1. Kto świadczy usługę

Usługę PingsYou świadczy Katarzyna Górecka, ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa, NIP: 7412060624 (dalej: „Usługodawca”, „my”).

Kontakt: e-mail admin (at) pingsyou.com, formularz na stronie Kontakt, adres korespondencyjny jak wyżej. Odpowiadamy w dni robocze, zwykle tego samego dnia.

Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Udostępniamy go bezpłatnie na stronie pingsyou.com w formie, która pozwala go pobrać, utrwalić i wydrukować.

§2. Słowniczek

Pojęcia pisane wielką literą znaczą:

• Klient - przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna z zdolnością prawną), który zawarł z nami umowę o korzystanie z Usługi.
• Użytkownik - osoba fizyczna działająca w imieniu Klienta, która ma dostęp do Konta (np. właściciel, pracownik, współpracownik agencji).
• Konto - przestrzeń Klienta w Panelu z jego danymi, ustawieniami, kontaktami i historią wysyłek.
• Kontakt - unikalna osoba w bazie Klienta, identyfikowana jednym adresem e-mail po normalizacji (małe litery, scalone kropki i aliasy w Gmailu). Ta sama osoba z kilkoma tagami lub zapisana kilka razy to jeden Kontakt.
• Kampania - pojedyncza wysyłka wiadomości e-mail albo zaplanowana seria wiadomości do wybranych Kontaktów.
• Przypomnienie - automatyczna kolejna wiadomość w ramach Kampanii, wysyłana do Kontaktów, które nie otworzyły albo nie kliknęły poprzedniej wiadomości.
• Ścieżka - automatyzacja złożona z kroków (wiadomości, odczekań, warunków), uruchamiana zdarzeniem, np. zapisem lub zakupem; może powstać z gotowego przepisu.
• Wydarzenie - cykliczne lub jednorazowe wydarzenie Klienta (np. webinar, warsztat) z zapisami, przypomnieniami i obsługą osób już zapisanych.
• Rozmowy - skrzynka odpowiedzi w Panelu, w której odpowiedzi Kontaktów są zbierane, klasyfikowane i mogą otrzymać szkic odpowiedzi.
• Konektor MCP - złącze w standardzie Model Context Protocol, przez które asystent AI wybrany przez Klienta (np. Claude, ChatGPT, Cursor) obsługuje Konto na polecenie Użytkownika.
• Generacja AI - jedno zadanie wykonane przez model AI w Usłudze, np. plan Kampanii z jednego zdania, szkic wiadomości, wariant tematu albo szkic odpowiedzi w Rozmowach.
• Plan - pakiet Usługi (Free, Spark, Boost, Rocket, Scale) z określonymi limitami i funkcjami.
• Panel - aplikacja internetowa PingsYou dostępna po zalogowaniu.
• Cennik - aktualny wykaz Planów, limitów, funkcji i cen na stronie Cennik.
• Usługa - wszystkie funkcje PingsYou udostępniane Klientowi przez Panel, API i Konektor MCP.

§3. Co obejmuje Usługa

W ramach Usługi, w zakresie zależnym od Planu, Klient może w szczególności:

• prowadzić bazę Kontaktów z tagami, segmentami, zgodami i historią, importować ją z pliku CSV ze scalaniem duplikatów i zbierać zapisy formularzami (z opcją double opt-in);
• tworzyć i wysyłać Kampanie, w tym Kampanie przygotowane przez AI na podstawie jednego zdania, z Przypomnieniami i testami A/B tematu;
• uruchamiać Ścieżki i Wydarzenia, w tym wydarzenia cykliczne bez wysyłania zaproszeń osobom już zapisanym;
• obsługiwać odpowiedzi w Rozmowach;
• wysyłać z własnej domeny nadawcy, z automatycznym rozgrzewaniem domeny i ochroną reputacji;
• łączyć Usługę ze sklepami (Shopify, WooCommerce), z własnymi systemami przez API i webhooki oraz z asystentami AI przez Konektor MCP;
• przeglądać statystyki, raporty i rekomendacje.

Szczegółowy zakres funkcji w poszczególnych Planach określa Cennik. Funkcje oznaczone jako „wkrótce” nie są częścią świadczenia do czasu ich udostępnienia.

Usługa stale się rozwija. Możemy dodawać, zmieniać i wycofywać funkcje, o ile nie pogarsza to istotnie Usługi w opłaconym okresie. O istotnych zmianach informujemy z wyprzedzeniem.

§4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Usługi potrzebujesz:

• urządzenia z dostępem do internetu i aktualnej przeglądarki (Chrome, Safari, Firefox, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych do logowania;
• aktywnego adresu e-mail;
• do wysyłki z własnej domeny - domeny internetowej i dostępu do jej ustawień DNS, aby dodać rekordy SPF, DKIM i DMARC wskazane w Panelu;
• do korzystania z Konektora MCP - konta u wybranego dostawcy asystenta AI (np. Claude, ChatGPT) albo klienta MCP (np. Cursor), na zasadach tego dostawcy.

Usługodawca nie odpowiada za działanie usług dostawców domen, DNS, skrzynek pocztowych odbiorców i asystentów AI, z których Klient korzysta niezależnie od Usługi.

§5. Konto, logowanie i zawarcie umowy

Konto zakładasz na stronie logowania przez konto Google, jednorazowy link wysłany na e-mail albo adres e-mail i hasło. Zakładając Konto, oświadczasz, że działasz jako przedsiębiorca lub w imieniu przedsiębiorcy i akceptujesz Regulamin oraz Politykę prywatności.

Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą założenia Konta, na czas nieokreślony. Wybór Planu płatnego zmienia zakres umowy na czas opłaconego okresu rozliczeniowego.

Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców (B2B). Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego (wynika to w szczególności z jej wpisu w CEIDG), korzysta z ochrony przewidzianej w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, w tym z prawa odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia. Jeśli zażąda rozpoczęcia świadczenia przed upływem tego terminu, płaci za okres do chwili odstąpienia.

Klient może zaprosić do Konta Użytkowników w limicie Planu i nadać im role. Klient odpowiada za działania Użytkowników, tokenów API i asystentów AI podłączonych do Konta, a także za zachowanie poufności danych logowania. Tokeny i połączenia MCP można w każdej chwili odwołać w Panelu.

Jedna osoba może należeć do wielu Kont (np. agencja i jej klienci). Konta nie wolno odsprzedawać ani udostępniać osobom spoza organizacji Klienta poza zaproszeniem jako Użytkownik.

§6. Plany, limity i dodatki

Każdy Plan ma limity opisane w Cenniku, w szczególności:

• liczbę Kontaktów - liczymy aktywne, unikalne osoby; Kontakty wypisane, odbite i zgłaszające spam pozostają w bazie jako historia, ale nie liczą się do limitu;
• liczbę wiadomości e-mail w miesiącu kalendarzowym - liczą się wszystkie wysłane wiadomości: Kampanie, Przypomnienia, Ścieżki, Wydarzenia i wiadomości transakcyjne (np. potwierdzenia zapisu);
• liczbę domen nadawcy i Użytkowników;
• liczbę Generacji AI w miesiącu kalendarzowym; niewykorzystane Generacje nie przechodzą na kolejny miesiąc.

Gdy wykorzystanie któregokolwiek limitu osiągnie 80%, informujemy o tym w Panelu i e-mailem. Po przekroczeniu limitu nowe wysyłki i Generacje czekają, dopóki Klient nie zmieni Planu albo nie zmniejszy bazy. Nie usuwamy danych i nie blokujemy dostępu do Konta z tego powodu; formularze zapisu nadal działają.

Dodatki (np. podłączenie zewnętrznej skrzynki w Rozmowach, kampania przygotowana na zamówienie) są płatne osobno według Cennika lub indywidualnej oferty.

Plan Scale i warunki niestandardowe ustalamy indywidualnie. Ustalenia w ofercie lub zamówieniu mają pierwszeństwo przed Regulaminem w zakresie, w jakim się różnią.

§7. Plan bezpłatny (Free)

Plan Free jest bezpłatny i bezterminowy, do 100 Kontaktów oraz w pozostałych limitach z Cennika. Nie wymaga podania karty płatniczej.

Plany Spark, Boost i Rocket można wypróbować przez 3 dni (okres próbny), jeden raz na konto. W okresie próbnym można importować Kontakty bez ograniczeń okresu próbnego, a wysyłka jest ograniczona do 200 wiadomości. Użytkownik może w każdej chwili rozpocząć płatny okres przed końcem okresu próbnego. Jeżeli Użytkownik nie zrezygnuje przed końcem okresu próbnego, rozpoczyna się płatna subskrypcja wybranego Planu, rozliczana przez Stripe.

Możemy usunąć Konto w Planie Free, w którym przez 12 miesięcy nikt się nie zalogował i nie wysłano żadnej wiadomości. Uprzedzimy o tym e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej, aby można było wyeksportować dane albo zalogować się i zachować Konto.

Możemy zmienić limity Planu Free z zachowaniem zasad z §15.

§8. Płatności, faktury, zmiana planu i rezygnacja

• Plany płatne rozliczamy z góry, miesięcznie albo rocznie. Przy płatności rocznej obowiązuje rabat wskazany w Cenniku (obecnie 20%).
• Ceny w Cenniku są cenami netto: w złotych (PLN) w polskiej wersji serwisu i w dolarach amerykańskich (USD) w wersji angielskiej; walutę wybiera się przy zakupie. Doliczamy podatek VAT według obowiązujących przepisów.
• Płatności obsługuje Stripe Payments Europe Ltd. Dane karty trafiają bezpośrednio do Stripe - nie przechowujemy ich.
• Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres tej samej długości, a opłata jest pobierana z zapisanej metody płatności, dopóki Klient nie zrezygnuje.
• Faktura VAT jest wystawiana automatycznie po każdej płatności i dostępna w Panelu. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
• Podniesienie Planu działa od razu; dopłacasz proporcjonalną różnicę za pozostałą część okresu. Obniżenie Planu działa od kolejnego okresu rozliczeniowego.
• Rezygnacja z Planu płatnego jest możliwa w każdej chwili jednym kliknięciem w Panelu (Ustawienia → Plan). Plan działa do końca opłaconego okresu, potem Konto przechodzi na Plan Free.
• Za niewykorzystaną część opłaconego okresu nie zwracamy pieniędzy, z wyjątkiem przypadków wynikających z przepisów prawa albo z §11.
• Jeśli płatność się nie powiedzie, ponawiamy ją przez 14 dni i informujemy e-mailem. Po tym czasie Konto przechodzi na Plan Free; dane pozostają w Koncie.

Zmiana cen nie dotyczy już opłaconego okresu. O podwyżce informujemy co najmniej 30 dni przed kolejnym odnowieniem.

§9. Zasady wysyłki i zakazane treści

Klient jest nadawcą wiadomości i odpowiada za ich treść oraz za zgodność wysyłek z prawem, w szczególności z RODO, ustawą Prawo komunikacji elektronicznej i ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Klient zobowiązuje się:

• wysyłać informacje handlowe wyłącznie do osób, które wyraziły na to zgodę (zapis przez formularz, zakup z wyraźną zgodą, zgoda udokumentowana przy imporcie) i umieć tę zgodę wykazać;
• stosować double opt-in przy zapisach, gdy to możliwe - zalecamy go i udostępniamy w formularzach;
• nie wysyłać do kupionych, wynajętych, pozyskanych przez scraping ani udostępnionych baz adresów;
• w każdej wiadomości marketingowej zachować działający link wypisu i nie utrudniać wypisania się; wypisy są respektowane automatycznie;
• podawać prawdziwe dane nadawcy i nie podszywać się pod inne osoby, firmy ani marki.

Zakazane jest wysyłanie przez Usługę w szczególności: spamu, phishingu i treści wyłudzających dane, złośliwego oprogramowania, treści niezgodnych z prawem lub naruszających prawa osób trzecich, treści pornograficznych, treści nawołujących do przemocy lub nienawiści, ofert nielegalnych produktów i usług, piramid finansowych oraz wprowadzających w błąd ofert inwestycyjnych i hazardowych bez wymaganych zezwoleń.

Strażnik reputacji. Aby chronić dostarczalność Klienta i pozostałych użytkowników, Usługa automatycznie monitoruje wskaźniki z ostatnich 30 dni. Gdy odbicia (bounce) przekroczą 5% albo zgłoszenia spamu przekroczą 0,1% wysłanych wiadomości, wysyłka z Konta zostaje wstrzymana; przy połowie tych progów pokazujemy ostrzeżenie. Powód i instrukcję, jak przywrócić wysyłkę (np. usunięcie odbitych adresów), wyświetlamy w Panelu, a po ich wykonaniu odblokowujemy wysyłkę.

Rozgrzewanie domeny. Nowa domena nadawcy jest rozgrzewana automatycznie: dzienny limit wysyłki zaczyna się od niewielkiej liczby wiadomości i rośnie stopniowo przez około 4 tygodnie do limitu Planu. Usługa może też stosować limit wiadomości na Kontakt w tygodniu.

W razie rażącego lub powtarzającego się naruszenia zasad z tego paragrafu (w szczególności spamu lub phishingu) możemy natychmiast wstrzymać wysyłkę albo zablokować Konto i rozwiązać umowę bez zwrotu opłat. Klient może się od tego odwołać na zasadach z §14.

§10. AI i Konektor MCP

• Funkcje AI (plan Kampanii z jednego zdania, szkice wiadomości, warianty tematów, klasyfikacja i szkice odpowiedzi) przygotowują propozycje. Żadna wiadomość przygotowana przez AI nie zostanie wysłana do Kontaktów bez akceptacji Użytkownika w Panelu albo w asystencie AI.
• Treści wygenerowane przez AI mogą zawierać błędy lub nieścisłości. Przed akceptacją Użytkownik sprawdza je i odpowiada za opublikowaną treść tak jak za treść napisaną samodzielnie.
• Do Generacji AI używamy modeli dostawców zewnętrznych (obecnie Anthropic). Przekazujemy im wyłącznie dane potrzebne do wykonania zadania. Na podstawie naszych umów dostawcy nie wykorzystują tych danych do trenowania swoich modeli.
• Konektor MCP daje asystentowi AI wybranemu przez Klienta dostęp do Konta w zakresie nadanych uprawnień. Korzystanie z asystenta (np. Claude, ChatGPT, Cursor) odbywa się na podstawie umowy Klienta z jego dostawcą - dane, które asystent pobiera z PingsYou, przetwarza ten dostawca na zasadach uzgodnionych z Klientem.
• Operacje wykonywane przez Konektor MCP są zapisywane w dzienniku Konta. Połączenie można w każdej chwili odłączyć w Panelu.

§11. Dostępność i wsparcie

Dokładamy starań, aby Usługa działała nieprzerwanie, z docelową dostępnością 99,5% w miesiącu. Do niedostępności nie wliczamy zaplanowanych prac (zapowiadanych w Panelu lub e-mailem, w miarę możliwości w godzinach nocnych) ani awarii po stronie dostawców internetu, domen i skrzynek odbiorców.

Wsparcie udzielamy e-mailem w dni robocze. W Planach Rocket i Scale wsparcie jest priorytetowe, a w Planie Scale Klient ma dedykowanego opiekuna.

Jeśli z naszej winy Usługa w Planie płatnym będzie niedostępna łącznie dłużej niż 24 godziny w miesiącu, na wniosek Klienta przedłużymy opłacony okres proporcjonalnie do czasu niedostępności.

§12. Odpowiedzialność

• Odpowiadamy za należyte świadczenie Usługi. Nie gwarantujemy, że każda wiadomość trafi do skrzynki odbiorczej - o dostarczeniu decydują także dostawcy poczty odbiorców, reputacja domeny Klienta i treść wiadomości.
• Klient odpowiada za treść wiadomości, za podstawę prawną wysyłek i przetwarzania danych Kontaktów oraz za działania Użytkowników i podłączonych asystentów AI. Klient zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności wobec osób trzecich za roszczenia wynikające z naruszenia przez Klienta prawa lub Regulaminu.
• Nasza łączna odpowiedzialność wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę i nie obejmuje utraconych korzyści.
• Ograniczenia z tego paragrafu nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa, w tym wobec przedsiębiorców na prawach konsumenta.

§13. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Ten paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO. Zawierasz ją razem z Regulaminem, z chwilą założenia Konta.

• Role: Klient jest administratorem danych Kontaktów, które wprowadza do Usługi. Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym i przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, którym są Regulamin oraz działania Użytkowników w Usłudze.
• Zakres: dane identyfikacyjne i kontaktowe (adres e-mail, imię, nazwisko, inne pola dodane przez Klienta), tagi, zgody, historia wysyłek i interakcji (otwarcia, kliknięcia, odpowiedzi), dane zamówień przekazane z integracji sklepu. Kategorie osób: subskrybenci, klienci, uczestnicy wydarzeń i inne osoby kontaktowe Klienta.
• Cel i czas: świadczenie Usługi przez czas trwania umowy oraz do 30 dni po jej rozwiązaniu (na eksport danych), po czym dane są usuwane, także z kopii zapasowych w ich cyklu (do 30 dni), chyba że przepis prawa nakazuje dalsze przechowywanie.
• Poufność i bezpieczeństwo: dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania tajemnicy. Stosujemy środki z art. 32 RODO, w szczególności szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę i rejestrowanie dostępu, kopie zapasowe oraz separację danych Kont.
• Pomoc Klientowi: pomagamy Klientowi w realizacji praw osób (eksport, poprawienie, usunięcie Kontaktu dostępne w Panelu i przez API) i w obowiązkach z art. 32-36 RODO, w zakresie, w jakim pozwalają na to informacje, którymi dysponujemy.
• Naruszenia: o naruszeniu ochrony danych Kontaktów informujemy Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje potrzebne do zgłoszenia go organowi nadzorczemu.
• Audyt: udostępniamy Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO. Audyt lub inspekcję u Usługodawcy można przeprowadzić po uzgodnieniu terminu, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, na koszt Klienta, nie częściej niż raz w roku.

Dalsze powierzenie (podprocesorzy). Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez nas z poniższych podprocesorów. O planowanym dodaniu lub zmianie podprocesora informujemy co najmniej 14 dni wcześniej e-mailem lub w Panelu; Klient może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw, a gdy nie dojdziemy do porozumienia - rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym. Na podprocesorów nakładamy te same obowiązki ochrony danych.

• Twilio Inc. (SendGrid), USA - wysyłka wiadomości e-mail; przekazanie na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) i EU-US Data Privacy Framework;
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES), region w UE - wysyłka wiadomości e-mail;
• Anthropic PBC, USA - modele AI do Generacji AI; przekazanie na podstawie SCC;
• OpenAI, L.L.C., USA - wyłącznie gdy Klient łączy Konto z ChatGPT przez Konektor MCP; przekazanie na podstawie SCC i Data Privacy Framework;
• Stripe Payments Europe Ltd., Irlandia - płatności i fakturowanie (dane Klienta, nie Kontaktów);
• Google Ireland Ltd., Irlandia - logowanie przez konto Google (dane Użytkowników, nie Kontaktów);
• dostawca hostingu i bazy danych z centrum danych w Unii Europejskiej - przechowywanie danych Usługi.

Aktualna lista podprocesorów jest dostępna w Polityce prywatności.

§14. Reklamacje

Reklamację dotyczącą Usługi (także odwołanie od wstrzymania wysyłki lub blokady Konta) możesz złożyć e-mailem na admin (at) pingsyou.com albo pisemnie na adres Usługodawcy. Podaj adres e-mail Konta, opis problemu i oczekiwany sposób rozwiązania.

Rozpatrujemy reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiadamy na adres, z którego ją wysłano. Jeśli potrzebujemy dodatkowych informacji, termin biegnie od ich otrzymania.

§15. Zmiany Regulaminu

Możemy zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, zmiany dostawców, potrzeby zwiększenia bezpieczeństwa albo przeciwdziałania nadużyciom.

O zmianie informujemy e-mailem i w Panelu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (zmiany korzystne dla Klienta lub wymagane przez prawo mogą obowiązywać wcześniej). Jeśli nie akceptujesz zmian, możesz przed tą datą rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym; w Planie płatnym zwrócimy wtedy proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.

Każda wersja Regulaminu ma numer i datę obowiązywania podane na górze dokumentu.

§16. Rozwiązanie umowy i eksport danych

• Klient może w każdej chwili rozwiązać umowę, usuwając Konto w Panelu (Ustawienia) albo pisząc do nas. Rezygnacja z Planu płatnego bez usuwania Konta przenosi Konto na Plan Free.
• Możemy rozwiązać umowę z 30-dniowym wypowiedzeniem, a bez wypowiedzenia - w razie rażącego naruszenia Regulaminu, w szczególności zasad z §9, albo działań zagrażających bezpieczeństwu Usługi.
• Kontakty, statystyki i treści możesz w każdej chwili wyeksportować w Panelu (CSV) lub przez API. Po rozwiązaniu umowy dane pozostają dostępne do eksportu przez 30 dni, potem je usuwamy, z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać z mocy prawa (np. faktury).

§17. Postanowienia końcowe

• Umowa podlega prawu polskiemu.
• Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy. Nie dotyczy to przedsiębiorców na prawach konsumenta, którzy mogą skorzystać z właściwości ogólnej sądu.
• Jeśli któreś postanowienie okaże się nieważne, pozostałe obowiązują nadal, a nieważne zastępuje się postanowieniem najbliższym jego celowi.
• W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
• Regulamin jest dostępny także w języku angielskim. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.