Polityka prywatności PingsYou

§1. Administrator

Administratorem danych osobowych Użytkowników serwisu pingsyou.com i Panelu PingsYou oraz osób, które się z nami kontaktują, jest Katarzyna Górecka, ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa, NIP: 7412060624 (dalej: „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na admin (at) pingsyou.com albo na adres pocztowy powyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych - nie mamy takiego obowiązku - sprawy prywatności prowadzi bezpośrednio właścicielka firmy.

Pojęcia pisane wielką literą (Klient, Użytkownik, Kontakt, Konto, Panel) mają znaczenie nadane w Regulaminie.

§2. Jakie dane przetwarzamy i po co

• Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (wyłącznie jako skrót kryptograficzny), identyfikator konta Google przy logowaniu przez Google, nazwa i dane firmy, ustawienia, role w zespole. Cel: założenie i prowadzenie Konta, świadczenie Usługi, kontakt w sprawach Konta.
• Płatności: dane do faktury (firma, adres, NIP), historia płatności i Planów. Dane karty przetwarza wyłącznie Stripe. Cel: rozliczenia, wystawianie faktur, obowiązki podatkowe i księgowe.
• Logi i bezpieczeństwo: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, daty logowań, dziennik operacji w Koncie (w tym operacji przez Konektor MCP i API). Cel: bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, diagnozowanie błędów, rozliczalność.
• Pliki cookies i statystyki strony: opisane w §9.
• Kontakt: dane z formularza kontaktowego i korespondencji (imię, e-mail, firma, treść). Cel: odpowiedź i prowadzenie rozmowy, także handlowej.
• Komunikaty o Usłudze: adres e-mail Użytkownika. Cel: powiadomienia o limitach, płatnościach, bezpieczeństwie i zmianach Regulaminu. Informacje o nowościach wysyłamy tylko tym, którzy na to pozwolili, z możliwością wypisu w każdej chwili.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie da się założyć Konta, a bez danych do faktury - kupić Planu płatnego.

§3. Podstawy prawne

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy (Regulaminu): Konto, Usługa, obsługa płatności, komunikaty o Usłudze;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny: faktury i dokumentacja księgowa, odpowiedzi na żądania uprawnionych organów;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom, logi, dochodzenie i obrona roszczeń, odpowiedzi na wiadomości, kontakt z osobami reprezentującymi Klientów, marketing własnych usług wobec Klientów;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda: statystyki strony (cookies analityczne) i newsletter o nowościach; zgodę możesz wycofać w każdej chwili bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

§4. Odbiorcy i podprocesorzy

Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je tylko podmiotom, które pomagają nam świadczyć Usługę, na podstawie umów powierzenia, i tylko w niezbędnym zakresie:

• Twilio Inc. (SendGrid), USA - wysyłka wiadomości e-mail (w tym logowania i powiadomień);
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES), region w UE - wysyłka wiadomości e-mail;
• Anthropic PBC, USA - modele AI wykonujące Generacje AI;
• OpenAI, L.L.C., USA - wyłącznie gdy Klient łączy Konto z ChatGPT przez Konektor MCP;
• Stripe Payments Europe Ltd., Irlandia - płatności i faktury;
• Google Ireland Ltd., Irlandia - logowanie przez konto Google, gdy Użytkownik je wybierze;
• dostawca hostingu i bazy danych z centrum danych w Unii Europejskiej - przechowywanie danych.

Dane mogą też otrzymać nasze biuro rachunkowe i doradcy prawni (w zakresie niezbędnym, pod obowiązkiem poufności) oraz organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.

§5. Przekazywanie danych poza EOG

Dane przechowujemy w Unii Europejskiej. Część podprocesorów (Twilio/SendGrid, Anthropic, OpenAI) ma siedzibę w USA, więc dane mogą być tam przekazywane. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework (dla podmiotów certyfikowanych) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami (szyfrowanie transmisji, minimalizacja danych).

Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na admin (at) pingsyou.com.

§6. Jak długo przechowujemy dane

• dane Konta - przez czas trwania umowy i 30 dni po jej rozwiązaniu (na eksport), następnie usuwamy je, także z kopii zapasowych w ich cyklu (do 30 dni);
• faktury i dane rozliczeniowe - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• logi techniczne - do 90 dni, logi bezpieczeństwa i dziennik operacji w Koncie - do 12 miesięcy;
• korespondencja i dane z formularza kontaktowego - do 2 lat od ostatniej wiadomości albo do czasu przedawnienia roszczeń, jeśli korespondencja ich dotyczy;
• dane przetwarzane na podstawie zgody - do jej wycofania; dane przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie - do skutecznego sprzeciwu.

§7. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych;
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy nie ma podstawy do dalszego przetwarzania;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu - wtedy przestajemy bez dalszego badania;
• wycofania zgody w każdej chwili;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (§12).

Aby skorzystać z praw, napisz na admin (at) pingsyou.com. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Większość danych Konta możesz też sam zmienić lub wyeksportować w Panelu.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Strażnik reputacji (wstrzymanie wysyłki przy przekroczeniu progów odbić lub skarg) jest regułą techniczną chroniącą dostarczalność - od jego decyzji możesz się odwołać, a sprawę rozpatruje człowiek.

§8. Dane kontaktów Klienta (PingsYou jako podmiot przetwarzający)

Dane osób, do których Klient wysyła wiadomości (Kontaktów), wprowadza i kontroluje Klient - to on jest ich administratorem i to on odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania oraz za informowanie tych osób. My przetwarzamy je wyłącznie w imieniu Klienta, na podstawie umowy powierzenia, która jest częścią Regulaminu (§13).

W ramach Usługi wiadomości mogą zawierać niewidoczny piksel i przekierowanie linków, które pozwalają Klientowi zobaczyć otwarcia i kliknięcia. Odfiltrowujemy otwarcia automatyczne (np. Apple Mail Privacy Protection i skanery antywirusowe). Każda wiadomość marketingowa ma link wypisu, a wypis jest respektowany automatycznie.

Jeśli dostałeś wiadomość od firmy korzystającej z PingsYou i chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się bezpośrednio z tą firmą (nadawcą wiadomości). Możesz też napisać do nas - przekażemy żądanie właściwemu Klientowi.

§9. Pliki cookies

Pliki cookies to małe pliki zapisywane przez przeglądarkę. Na stronie pingsyou.com i w Panelu stosujemy dwie kategorie:

• Niezbędne - zawsze włączone, bo bez nich strona i logowanie nie działają: py_session (sesja zalogowanego Użytkownika, do wylogowania lub wygaśnięcia sesji), py_lang (zapamiętany język strony, 1 rok) oraz pingsyou_cookie_consent (zapis Twojego wyboru w banerze cookies, 365 dni). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO oraz przepisy ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
• Statystyki (po zgodzie) - pomagają nam zrozumieć, jak korzysta się ze strony (np. liczba odwiedzin, popularne podstrony), w formie zagregowanej. Uruchamiamy je dopiero po Twojej zgodzie w banerze. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Nie stosujemy cookies reklamowych ani profilujących i nie udostępniamy danych z cookies sieciom reklamowym.

Przy pierwszej wizycie baner pyta o zgodę na statystyki. Twój wybór zapisujemy w przeglądarce pod kluczem pingsyou_cookie_consent na 365 dni, potem zapytamy ponownie. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając „Ustawienia cookies” w stopce strony. Cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki - zablokowanie niezbędnych uniemożliwi zalogowanie.

§10. Bezpieczeństwo

• szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS) na stronie, w Panelu, API i Konektorze MCP;
• hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne, logowanie bez hasła (link jednorazowy, Google);
• separacja danych Kont, zasada najmniejszych uprawnień, dziennik operacji;
• kopie zapasowe i serwery w Unii Europejskiej;
• tokeny API i połączenia MCP, które Klient może w każdej chwili odwołać;
• akceptacja Użytkownika przed każdą wysyłką przygotowaną przez AI.

Jeśli zauważysz lukę bezpieczeństwa, napisz na admin (at) pingsyou.com - odpowiemy priorytetowo.

§11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, Usługa albo podprocesorzy. Każda wersja ma numer i datę obowiązywania na górze dokumentu. O istotnych zmianach informujemy Użytkowników e-mailem lub w Panelu z wyprzedzeniem.

§12. Kontakt i skarga do PUODO

Pytania o dane osobowe: admin (at) pingsyou.com, formularz Kontakt albo pisemnie: Katarzyna Górecka, ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa.

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl). Zachęcamy, by najpierw napisać do nas - zwykle sprawę da się wyjaśnić szybko.